Документтерди жана кагаздарды сактоо үчүн кутулар

2024 Автор: Sierra Becker | [email protected]. Акыркы өзгөртүү: 2024-02-26 05:52

Документтердеги тартип оптималдуу жана тез иш натыйжалары үчүн маанилүү. Бул сизге керектүү документтерди тез табууга, ошондой эле аларды тышкы факторлордун таасиринен коргоого мүмкүндүк берет. Документтерди системалаштырууну жана сакталышын камсыз кылуу үчүн аларды кантип туура архивдөө керектигин жана бул үчүн кандай каражаттар керек экенин билишиңиз керек.

Документти архивдөө

Адамдын туулган күнүнөн акыркы күнгө чейинки жашоосунун кандай чөйрөсү болбосун иш кагаздары менен коштолот. Алар ар кандай мааниге ээ болушу мүмкүн, баалуулугу, сактоо мөөнөтү. Бирок алардын көбү белгилүү бир убакытка чейин талаптагыдай абалда сакталышы керек экендиги чындык. Иш кагаздарын узак мөөнөткө үнөмдөө үчүн документтерди сактоо үчүн кутуларды колдонуңуз. Бүгүн аларды эркин сатып алса болот же кол менен жасаса болот.

Кагазды сактоонун актуалдуулугу

Түпнускаларды жана көчүрмөлөрдү сактоо зарылчылыгы ар дайым бар.

• Чакан, орто жанаири ишканаларда, мамлекеттик мекемелерде архивдөө мыйзамдуу талап болуп саналат.
• Кеңседе, айрыкча HR, бухгалтердик эсеп, соода компанияларында бул иш процессин оптималдаштырууга, жумуш аймагын түшүрүүгө жана жаңы жана иштеп жаткан кызматкерлер үчүн функциялардын үзгүлтүксүздүгүн камсыз кылууга мүмкүндүк берет.
• Үйдө бул тартипти жана керектүү документтерди өз убагында, анын ичинде өзгөчө кырдаалдарда табуу мүмкүнчүлүгүн камсыздайт.

Архивдик аксессуарлар

Документ сактоо кутучалары көбүнчө кагазды үнөмдөө үчүн колдонулат. Бүгүнкү күндө алар үчүн бланктар акысыз сатуу үчүн жеткиликтүү. Эреже катары, алар А4 форматындагы кагаздар үчүн берилет. Бирок башка өлчөмдөрү да бар. Кээ бир өндүрүүчүлөр керектөөчүлөргө бир нече кутуча кагаздарды сактоого боло турган атайын кагаз кутуларды сунушташат. Алар монтаждалбай сатылат жана жөнөкөй нускама ар бир сатып алуучуга аларды чогултууну жеңилдетет. Мындай кутуларды колдонуу керексиз иш кагаздарынан арылууга, керек болсо тез арада керектүү документти табууга мүмкүндүк берет. Туура тандалган куту форматы мейкиндик маселесин оптималдуу чечүүгө жана баалуу материалдарды узак убакытка сактоого мүмкүндүк берет. Ал эми түпнускалардын жана көчүрмөлөрдүн так структурасы кээде кызматкерлердин тапшырмаларын аткаруу ылдамдыгын жогорулатат.

Офисте иш кагаздарын үнөмдөө

Картон кутулар кагаздарды жумуш ордунда элементтерден коргоо үчүн эң жакшы тандоо.документ сактоо. Аларды колдонуу үчүн материалдарды темалар боюнча топторго бөлүштүрүү жана аларды же дүңүнөн, же өзүнчө файлдарга, же папкаларга, папкаларга же алардын башка түрлөрүнө чогултуу зарыл. Анан кутуларды талап кылынган өлчөмдөргө ылайык териңиз. Алар арзан, ошондуктан сиз керектүү көлөмдө сатып ала аласыз. Коробкалар кенендиги, бышыктыгы жана экологиялык тазалыгы менен мүнөздөлөт. Кол уячалары аны көтөрүүнү жана алып жүрүүнү жеңилдетет, ал эми капкагы (илнирдүү же алынуучу) чаңды киргизбейт. Картондун сыртында документтердин түрүнө кол коюуга болот. Эреже катары, кеңсе сактоо кутучалары басылган графикалык нускамалар менен монтаждалган эмес сатылат, ошондуктан аларды оңой чогултуп, демонтаждап, керек болсо ээн жерге катып коюуга болот.

Узак мөөнөттүү сактоо үчүн документтерди жеткирүү

Оор иш менен алектенген бир дагы мамлекеттик мекеме же жеке ишкана документтерди архивдебей бүтө албайт. Администрациялык, салыктык, кадрдык, бухгалтердик жана башка документтердин сактоонун башка мөөнөтү бар, ал № 578 тизме менен жөнгө салынат. Бул милдеттүү жол-жобо болуп саналат, ал көп учурда кыйла узак сактоо мөөнөтүн (75 жылга чейин) караштырат. Мында бардык кагаздар иргелет, ящиктерге салынып, ушул максаттар үчүн берилген жайларга тапшырылат. Бул учурда кутуларга атайын талаптар бар: алар бышык картондон жасалган болушу керек (идеалында, эгерде алар ГОСТ талаптарына жооп берсе, анда алар дакөрсөтүлгөн кепилдик мөөнөтүнө окшош). Бул учурда документтерди сактоо үчүн архивдик кутуларды жана картон кутуларды колдонуу жакшы. Акыркылары кагаздар үчүн бир нече контейнерлер үчүн идиш болуп саналат. Алардын саптары бар, анткени алар узак мөөнөткө сактоого арналган.

Ыңгайлуу болуу үчүн материалдарды вертикалдуу жана горизонталдуу сактоо үчүн кутуларды да ала аласыз. Кардар берген өлчөмдөр боюнча кагаздар үчүн контейнерлерди жасоого даяр болгон жеке ишканалар бар экенин да эске алуу керек.

Үй архив

Ар бир чоң адам маанилүү документтерди үйүнүн дубалында сактоодон тынчсызданышы керек. Анткени, көбүнчө сиз өзүңүздүн инсандыгыңызды, билимиңизди, мүлккө ээлик кылууңузду ж.б. тастыктоочу документтерди берүүгө туура келет. Керексиз каржылык чыгашалардан качуу жана өз укуктарыңызды ишке ашыруу үчүн сиз турмуш-тиричилик техникасына кепилдик талондорун, анын нускамаларын сакташыңыз керек. операция, сатып алуу квитанциялары. Документтер шашылыш кырдаалда талап кылынышы мүмкүн: күтүлбөгөн жерден чыгып кетүү, өрт, табигый кырсык, элди эвакуациялоо…

Баалуу кагаздардын оригиналдары жана көчүрмөлөрү бир жерде, бейтааныш көздөрдөн жашырылган, сорттолгон жана тышкы факторлордон корголушу керек. Бул үчүн үйдө документтерди сактоо үчүн куту даярдалган болсо жакшы болот. Бул кичинекей баада дүкөндөн картон бланк сатып алуу менен, сатып алса болот, же кандайдыр бир керексиз кутуча ылайыкташа аласыз. Архивде жок болсооригиналдар, аларды азаптуу издөө камсыз кылынат, ал эми жоголгондо калыбына келтирүү көп убакытты, каржыны жана эң негизгиси нервдерди талап кылат.

Үй баалуулуктарын уюштуруу

Кагаздарды жана документтерди сактоо үчүн кутуларды сатып алуу же аларды өзүңүз жасоо үчүн бардык материалдарды ажыратып, аларды топторго бөлүштүрүү керек, мисалы:

• жеке документтер;
• менчиги көрсөтүлгөн кагаздар;
• кредиттик келишимдер, транзакциялар боюнча төлөмдөр;
• үй-бүлө мүчөлөрүнүн ден соолугунун абалы, өткөн текшерүүлөр, дарыгерлердин корутундусу жөнүндө кагаздар;
• товарлар үчүн төлөмдү ырастоочу материалдар, кепилдик карталары ж.б.

Баалуу кагаздардын жарактуулук мөөнөтүн эске алуу зарыл, анткени алардын айрымдары талдоо учурунда актуалдуу болбой калышы мүмкүн.

Материалды бөлүштүрүү боюнча кеңештер

Түпнускалардын жана көчүрмөлөрдүн өлчөмү ар кандай болушу мүмкүн, андыктан кутучаларды дал келтирүүгө болот. Бул учурда түпнускаларды сорттоого болот:

• маанилүүлүгү боюнча;
• өлчөмү боюнча;
• тиешелүү мезгилге ылайык;
• түрү боюнча (жумуш, үй…);
• иш-чараларда.

Мындай системалаштыруу туура кагаздарды издөөгө убакытты үнөмдөп, аларды балдардан, бейтааныш адамдардан жана тышкы факторлордон коргойт.

DIY сактоо кутучалары

Үй-бүлөлүк жана кеңсе материалдарынын негизги айырмасы алардын көлөмү: жумуштаБул көбүнчө А4 форматы, ал эми үйдө кагаз такыр башкача. Ошондуктан, өз колдору менен документтерди сактоо үчүн кутучаларды жасай аласыз. Бир нече вариант бар:

1. Сиз супермаркеттин каалаган тиричилик бөлүмүнөн бланканы сатып алып, нускамаларды аткарып, аны чогулта аласыз.
2. Эгер сизге кичинекей өлчөмдөгү куту керек болсо, анда чиймелерди алып, жүктөп алып, картонго өткөрүп, желимдөө керек. Көрсөтүлгөн өлчөмдөр колдонуучуга туура келбесе, сиз чиймени кагазга өткөрсөңүз болот, ошол эле учурда даярдалган бөлүктүн өлчөмдөрүн бир нече жолу кичирейтиңиз.
3. Эң оңой жол - сизге кереги жок кутуну алып, аны түпнускалар үчүн сактоочу жайга коюу.
4. Өзүңүздүн чиймеңизге ылайык жасаңыз. Мисалы, жеке документтер (паспорт, туулгандыгы тууралуу күбөлүк, укуктар, билими тууралуу дипломдор) үчүн кутучаны жасоо үчүн 2 барак катуу кагаз (картон) алып, ар биринен керектүү өлчөмдөгү квадратты кесип, бирине кошумча 1,5 см кошуу (капкак үчүн). Андан кийин ар бир баракты экиге жана ар кандай диагоналдар боюнча бүктөйбүз. Бардыгы болуп 3 сап болушу керек. Андан кийин, бурчтарды борборго бүгүп, андан кийин анын чети барактын ортосунан өтө тургандай кылып бүктөлүшү керек. Акыркы кадам - кагаз кутуну учурдагы сызыктар боюнча чогултуп, капталдарын чаптоо.

Ошол эле учурда, каалаган ушундай кутучаны түстүү кагаз, клей, кайчы аркылуу интерьердин түсүнө дал келтирип кооздосо болот. Толтурулган "супкалар" түз күн нурунан, нымдуулуктан жана балдардан алыс болушу керек.

Документтер адам өмүрүнүн шериктери. Архивде документтерди сактоо үчүн кутулардын жардамы менен алардын коопсуздугун камсыздай аласыз, эгерде финансылык абал буга жол бербесе, анда сиз аларды импровизацияланган материалдарды колдонуу менен өзүңүз кура аласыз. Анан жумушта жана үйдө тынч атмосфера камсыз кылынат.